Follow Us on Twitter

Scrum buiten Software Development

Gepubliceerd in

Maart 2014 – Scrum, of, iets breder gesteld, een agile manier van werken wordt een steeds populairdere aanpak om software te ontwikkelen. De succesverhalen zijn inmiddels ook opgemerkt door professionals in andere vakgebieden en branches, zoals bijvoorbeeld marketing, sales, corporate communicatie en (semi-) overheid. Zelfs in de privésfeer wordt Scrum inmiddels toegepast.

Op meerdere gebieden zijn afgeleiden van Scrum ontwikkeld, die de voordelen van Scrum ook naar een ander vakgebied proberen te vertalen. In dit Whitebook zullen we enkele factoren onderscheiden die de toepassing van Scrum zinvol maken en vervolgens kijken hoe andere vakgebieden Scrum (succesvol) inzetten.

De pijlers van Scrum en agile

Alhoewel er wel degelijk verschillen zijn tussen Scrum en agile, zullen we in de context van dit Whitebook daar even van abstraheren. Veel en vaak feedback, zelfsturing, communicatie en reflectie zijn gemeenschappelijke kenmerken van zowel Scrum als agile. Los van onderstaande pijlers vereist Scrum een cultuur binnen de organisatie waarin mensen geloven in de kunst van het mogelijke, gebruikmaken van de kansen die zich voordoen en hindernissen uit de weg nemen of omzeilen. Dat is de cultuur waarin Scrum (of feitelijk elke agile aanpak) goed gedijt.

Eén van de belangrijkste pijlers van Scrum is frequente feedback. Deze feedback wordt na elke (korte) iteratie gegeven op een (stukje) gereed product. Op basis van deze feedback wordt de hoeveelheid werk (product backlog) aangepast en aangevuld waar nodig. De opdrachtgever (product owner) kan op die manier zoveel mogelijk waarde creëren met het product.

Een andere pijler is zelfsturing. Multidisciplinaire teams worden resultaatverantwoordelijk gemaakt. Er is dus geen sprake van een functionele scheiding, waarbij het werk topdown gesplitst en over de teams verdeeld wordt. De opdrachtgever bepaalt wat hij wil, het team bepaalt hoe ze dat gaan bereiken.

Nog een pijler is communicatie. Binnen het team is er een dagelijkse meeting waarbij teamleden elkaar op de hoogte houden van het onderhanden werk en de eventuele hindernissen die ze daarbij hebben. Op die manier blijft de focus op het te behalen eindresultaat van de iteratie. Daarnaast gebruikt het team ondubbelzinnige visuele hulpmiddelen om het werk inzichtelijk te maken (takenbord, burndown grafiek). Ook personen buiten het team krijgen door deze meetings en hulpmiddelen te allen tijde goed inzicht in de status.

De laatste pijler is reflectie. Na elke iteratie maakt het team een kleine pas op de plaats om het eigen proces te evalueren. Wat ging er goed? Wat kon er beter? Op basis van deze bevindingen worden enkele verbeterpunten in de volgende iteratie doorgevoerd. Hiermee worden continu verbeteringen verankerd in de werkwijze.

eduScrum

eduScrum is een bewerking van Scrum voor het onderwijs en is ontwikkeld door Willy Wijnands, Jan van Rossum en Ellen Reehorst. Leren is het belangrijkste aspect bij eduScrum. Slimmer leren, beter samenwerken en jezelf beter leren kennen, terwijl je dat ook nog eens kunt doen met meer verantwoordelijkheid, plezier en energie. De "business value" is dan niet het traditionele "hoeveelheid gereed systeem", maar kun je definiëren als "het totaal van de leerprestaties, persoonlijke ontwikkeling en samenwerking".

De docent is de product owner en bepaalt wat er geleerd moet worden en hoe dat beoordeeld zal worden (zie de parallel met een product backlog, acceptatiecriteria en de definition of done). Het team met leerlingen bepaalt zelf hoe ze dat gaan realiseren. Een leer-sprint wordt afgesloten met een eindopdracht (sprint review) en aansluitend een retrospective. Een richtlijn voor de lengte van zo'n leer-sprint is ca. 2 maanden tot een semester.

Een leuke aanvulling in eduScrum vind ik de "definition of fun", waarin het team bijhoudt waardoor ze plezierig kunnen werken en waar ze energie van krijgen. Zodoende kunnen ze elke sprint zorgen dat er ook voldoende "fun"-elementen gepland worden, wat zal zorgen voor betere leerprestaties.

Een puntje van kritiek is de in mijn ogen vrij grote sprint-lengte. Een kortere sprint (kleinere leerdoelen, vaker reviews) en regelmatigere retrospectives zorgen ervoor dat er tijdens een semester meer mogelijkheden tot reflectie en bijsturen op basis van behaalde tussendoelen zijn.

Al met al een zeer volledige uitwerking voor iedereen die Scrum in het onderwijs toe wil passen, om leerdoelen in plaats van software te realiseren.

Reflectieve Communicatie Scrum

Binnen het domein van de communicatie heeft hoogleraar Betteke van Ruler Scrum aangepast tot een model voor de communicatieprofessional: Reflectieve Communicatie Scrum (RCS).

Traditioneel gezien wordt er een communicatieplan opgesteld waarin voor een langere periode vastgelegd is wanneer welke communicatie-interventies uitgevoerd gaan worden. De praktijk leert dat dit plan echter snel achterhaald is. Continu het plan aanpassen, danwel het plan overboord zetten is uiteindelijk geen oplossing.

RCS vult dit gat op met een communicatie-aanpak die gebaseerd is op Scrum. De backlog bestaat uit een grote lijst met alle interventies die uitgevoerd zouden kunnen worden. Sprints bestaan uit een serie van (kleine) interventies, die samen met de opdrachtgever gepland worden. Ook dit is een verandering ten opzichte van "traditionele" communicatie, waar de opdrachtgever meestal op een wat grotere afstand staat na het accorderen van het communicatieplan.

Na een sprint wordt er gereflecteerd op het (beoogde) effect. Elke sprint opnieuw kan er geprioriteerd worden tussen oud en nieuw (belangrijker?) werk op de backlog. Hierbij is een visie op de juiste communicatie onontbeerlijk, omdat het anders onmogelijk wordt om de backlog op een juiste manier te prioriteren.

Ik kom geen verwijzingen tegen naar een definition of done, waardoor er mogelijk discussie ontstaat (binnen het team of tussen team en opdrachtgever) of de interventie "klaar" is. Deze kan mijns inziens nog iets toevoegen aan RCS. Verder vraag ik me af of in het communicatievakgebied de feedback snel genoeg beschikbaar is om elke sprint (of 2, of 3) zinvolle aanpassingen in de product backlog te kunnen doen.

Al met al is ook RCS een ver ontwikkeld raamwerk voor de communicatieprofessional.

Privé

Naast zakelijke toepassingen zijn er ook persoonlijke toepassingen van Scrum. Zo zijn er inmiddels gezinnen die succesvol Scrum gebruiken. De backlog is dan al het werk wat binnen het gezin moet gebeuren. Dat kan variëren van "gras maaien" tot "sabbatical plannen". Een sprint is bijvoorbeeld een week van maandag tot en met zondag. Retrospectives vinden plaats om te bepalen of iedereen nog happy is met de werkwijze en of de normen en waarden van het gezin nog voldoende tot uiting komen.

Een video die dit treffend neerzet is de TED-talk van Bruce Feiler, "Agile programming – for your family".

Conclusie

In toenemende mate beginnen andere vakgebieden de vruchten te plukken van de voordelen van werken met Scrum. Met name vakgebieden en branches die kampen met snelle veranderingen hebben baat bij een aanpak die op Scrum gebaseerd is. Natuurlijk zijn niet alle concepten uit de software development wereld bruikbaar (denk bv. aan continuous integration/deployment en automated testing), maar de principes blijven overeind.

In de nabije toekomst zullen ongetwijfeld nog meer vakgebieden komen "lenen" van Scrum in software development. In mijn ogen een prima ontwikkeling, die we zouden moeten toejuichen. Naast toenemende effectiviteit en transparantie zorgt het er ook voor dat alle disciplines binnen een organisatie met een compatible aanpak hun doel proberen te bereiken.

Referenties en further reading

Waardering:
 

Reacties

Nieuwe reactie inzenden

De inhoud van dit veld is privé en zal niet openbaar worden gemaakt.

Meer informatie over formaatmogelijkheden

CAPTCHA
Deze vraag is om te testen of u een persoon bent en om spam te voorkomen
Image CAPTCHA
Enter the characters shown in the image.