Follow Us on Twitter

Lean Six Sigma procesverbetering met Oracle BPM

Mei 2012 – Versnellen van doorlooptijden, verlagen van kosten én verhogen van de kwaliteit van bedrijfsprocessen kan wel degelijk tegelijkertijd. De Lean Six Sigma aanpak voor procesverbetering leidt regelmatig tot verbeteringen in de honderden procenten.
Dit Whitebook laat zien welke ondersteuning de Oracle BPM Suite (Business Process Management) kan leveren om bedrijfsprocessen sneller, goedkoper en beter te maken.

Introductie Lean Six Sigma

Lean

Lean is meer een managementfilosofie dan een methode. Lean kijkt o.a. scherp naar wat voor een klant waardevol is, welke stappen in een proces waarde (value) creëren en welke niet (waste). Door het schrappen of beperken van activiteiten die geen waarde creëren, ontstaat een snel, goedkoop en kwalitatief goed proces. Een belangrijk basiskenmerk van een Lean proces is dat er weinig werk onderhanden (werkvoorraad) is binnen het proces. De filosofie is dat je eerst afmaakt wat je onderhanden hebt voordat het volgende product wordt opgepakt.
De Lean manier van werken is uitgevonden door Toyota halverwege de vorige eeuw. Het is inmiddels wereldwijd en succesvol in allerlei bedrijfstakken toegepast. Zo past Dell het just-in-time principe toe om werkvoorraad te beperken en worden in de multidisciplinaire zorgcentra wachttijden gereduceerd doordat de patiënt direct geholpen wordt door alle benodigde specialisten.

Six Sigma

Six Sigma is een methode om variatie, afwijking ten opzichte van een vastgestelde kwaliteitseis, te verminderen in een proces. Bijvoorbeeld de levertijd van een product ligt nu tussen 1 en 3 weken, maar dat moet terug gebracht worden naar maximaal 1 week. Met behulp van o.a. statistiek wordt vastgesteld waar de oorzaken liggen van variatie en worden deze knelpunten verbeterd.
Six Sigma is uitgevonden in de jaren 80 en heeft zich ook bewezen als een succesvolle methode voor kwaliteitsverbetering.

Lean Six Sigma (L6S)

Lean en Six Sigma vullen elkaar erg goed aan in een integrale aanpak. Processen met veel verbeterpotentieel hebben vooral baat bij de Lean aanpak, bij meer stabiele processen vindt finetuning plaats met Six Sigma. Tegelijkertijd versterken Lean en Six Sigma elkaar. Six Sigma is meer georiënteerd op data en kan daarmee Lean kwantitatief onderbouwen. Lean is meer georiënteerd op processen en helpt Six Sigma daarmee de grote lijn te bewaken.

DMAIC

De standaard methode voor een Lean Six Sigma verbeterproject heet DMAIC en bestaat uit de volgende stappen:

Define “Wat is het probleem?”
Vaststellen projectdoel, -scope, -team en initiële business case.
Measure    “Hoe groot is het probleem?“
Nulmeting op het bestaande proces.
Analyze    “Wat zijn de oorzaken?”
Oorzaken zoeken van knelpunten in het proces.
Improve    “Wat zijn de oplossingen?”
Verbeteringen bedenken.
Control    “Hebben we het nu opgelost en hoe houden we dat vast?”
Borgen van het nieuwe proces en validatie d.m.v. nameting

Business Process Management

Business Process Management (BPM) is een methode waarin het continue (cyclisch) verbeteren van bedrijfsprocessen centraal staat.  Het doel is het verhogen van flexibiliteit en kwaliteit en het verlagen van “time to market” en kosten. BPM maakt hierbij gebruik van best practices uit de praktijk als o.a. Lean Six Sigma, Balanced Scorecard, etc.

Binnen IT wordt de term Business Process Management ook wel gebruikt voor de automatisering en geautomatiseerde bewaking van bedrijfsprocessen. Het gaat dan niet per definitie om de automatisering van individuele stappen in een proces (zoals bijvoorbeeld een scherm voor gegevensinvoer), maar met name om de automatisering van de relatie tussen de processtappen, het proces zelf.

De doelen van BPM als verbeterproces en BPM als tool voor procesautomatisering zijn hetzelfde: het verhogen van de flexibiliteit en kwaliteiten het verlagen van de implementatietijd en de kosten.

Ook Oracle heeft een oplossing voor beheer en verbetering van bedrijfsprocessen. De Oracle BPM Suite omvat tools voor het modeleren van processen, ontwikkeltools voor systeemintegratie, dashboards voor procesbewaking en gebruikersinteractie voor procesdeelnemers. In dit Whitebook kijken we verder naar de rol van Oracle BPM Suite als IT hulpmiddel om betere processen te maken, in combinatie met L6S als verbeteraanpak.

Introductie Oracle Business Process Management Suite

De Oracle BPM suite omvat alle functionaliteiten voor het ontwerpen, ontwikkelen, implementeren, besturen en monitoren van bedrijfsprocessen. Oracle BPM past hierbij industrie standaarden toe voor procesmodellering zoals o.a. BPMN (Business Process Management Notation) en BPEL (Business Process Execution Language). Hiermee is het mogelijk om de BPM Suite in te zetten om de (bedrijfs)processen te verbeteren dan wel automatiseren. In het Whitebook "Beginnen met Oracle BPM suite" wordt het principe achter de BPM Suite verder uitgelegd. In het Whitebook "Oracle BPM Suite, overbrug de kloof tussen de business en IT" wordt uitgelegd wat de toegevoegde waarde is van de BPM Suite voor de business en de IT.

Lean Six Sigma verbeterprojecten met behulp van Oracle BPM

Om een beter beeld te schetsen van L6S en de rol van BPM introduceren we eerst een casus. Met behulp van deze casus wordt aangegeven waar de BPM Suite een belangrijke rol kan spelen in het verbeteren van je proces middels het L6S.

Als casus is gekozen voor een fysiek order proces van een fictief bedrijf. Dit proces wordt aan het begin van de BPM cyclus geheel fysiek afgehandeld door verschillende personen. De uitwisseling van informatie tussen de verschillende stappen in het proces gaat middels informatie op papier en gebeurt 1 maal per dag middels de postkamer. Door BPM in te zetten moet dit proces verbetert worden, wat hierbij de doelen zijn wordt in de "define" stap verder uitgewerkt.

Define

De eerste stap in de DMAIC methodiek is de "define" stap, hierin stel je vast wat het probleem is, bepaal je de scope van het project en stel je het doel vast. In dit geval wordt het project en de doelstellingen op basis van de casus gedefinieerd. In deze stap van het verbeter proces speelt de BPM Suite geen rol. Het doel van het project is het optimaliseren van het proces zodat de gemiddelde doorlooptijd is gereduceerd naar maximaal 2 uur. Daarnaast moet er inzicht worden gecreëerd in het proces zelf, zodat proces informatie direct gebruikt kan worden om het order proces real-time te monitoren en beheren.

InkoopOrder proces

Measure

Nadat het project is gedefinieerd is het tijd om een informatie te verzamelen over het proces. Je wil feitenkennis opbouwen en een nulmeting doen zodat duidelijk is waar het grootste verbeterpotentieel aanwezig is en zodat je na het doorvoeren van de verbetering kunt vaststellen dat de verbeterdoelen zijn bereikt.

Om snel inzicht te krijgen in het bestaande proces wordt vaak middels een Brown Paper sessie een eerste inventarisatie gemaakt van de processtappen, aantallen, doorlooptijden en uitvalpercentages. Het proces dat tijdens de sessie naar voren komt kan meteen in Jdeveloper worden gemodelleerd met behulp van de BPMN notatie. Vervolgens kan op basis van dit proces een simulatie model worden gemaakt. In het simulatie model leg je de parameters zoals vastgesteld in de Brown Paper sessie vast. Bijvoorbeeld de gemiddelde doorlooptijd van een processtap. Vervolgens kan met behulp van het simulatiemodel het proces gesimuleerd worden.

De simulatie van het model (zie onderstaande video) kan een eerste bevestiging zijn van de aannames die eerder gedaan zijn in de brown paper sessie. Tevens geeft het inzicht in de grootste knelpunten, de stappen die het langste duren of het vaakste niet goed worden afgerond. Dit geeft een snelle toets op de validiteit van de uitkomsten van de Brown paper sessie en kan inzicht geven waar de grootste probleemgebieden zich bevinden. Deze knelpunten/problemen worden vervolgens verder in de Measure fase uitgezocht en gemeten op basis van de werkelijkheid en/of productiedata.

Hoewel de simulatie voordelen biedt en snel inzicht en feedback verschaft tijdens een brown paper sessie biedt het niet in alle gevallen voldoende functionaliteit om een simulatie van een proces te simuleren. Het simuleren van batch processen is niet mogelijk. Daardoor is het niet mogelijk om te simuleren dat de postkamer een maal daags de werkvoorraad naar de volgende stap transporteert.
Het eindresultaat van de ‘Measure fase’ is een model van het huidige proces (de IST situatie) en inzicht in de voornaamste probleem gebieden.

Analyze

Het doel van de "Analyze" fase is het vinden van de “bron oorzaken” (root causes) van de geconstateerde probleem gebieden in de "Measure" fase. L6S biedt hiervoor diverse tools en methodieken. De BPM Suite kan hierbij geen ondersteuning bieden.

Improve

Nadat de pijnpunten en potentiële verbeterpunten binnen een proces zijn vastgesteld is het tijd om het proces te verbeteren. Hierin kan de BPM Suite en met name de simulatie functionaliteit een belangrijke rol spelen. Door het IST model als uitgangspunt te nemen en vervolgens de procesverbeteringen een voor een door te voeren in het model kun je de verbeteringen met behulp van de simulatie functionaliteit toetsen. De resultaten uit de simulatie kunnen weer gebruikt worden om het proces verder te optimaliseren. Hiermee wordt er tijdens de ontwerpfase al een feedbackcyclus gerealiseerd en kun je voordat het proces in productie wordt genomen al een of meerdere ontwerp cycli doorlopen.

Toegevoegde waarde door automatisering van de werkvoorraadbeheersing

Een best practice binnen L6S is dat werkvoorraad in het proces (“onderhanden werk”) leidt tot vertraging, verspilling en kwaliteitsverlies. Veel onderhanden werk leidt o.a. tot een zwaarder beheersingsproces van die voorraad, de doorstroom van werk door het proces duurt langer, er zijn meer overdrachtsmomenten en de kans op fouten neemt toe.

Uit de simulatie blijkt dat als zowel het werk zelf digitaal wordt aangeleverd, als het besturen van het werkproces digitaal plaatsvindt, veel onderhanden geen probleem meer is. De best practice van reductie van onderhanden werk is opeens niet meer van toepassing. De implementatie van BPM ten behoeve van processturing leidt tot een “gratis” procesverbetering. De randvoorwaarden voor het behalen van deze voordelen zijn dezelfde best practices die we kennen van Workflow management:

  • Geen push, maar pull werkverdeling
    Medewerkers maken zelf de keuze wanneer en welk item uit de werkvoorraad wordt opgepakt.
  • Werk niet toewijzen aan individuen, maar aan groepen
    Er zijn geen individuele werkbakjes, maar werkbakjes voor teams, gebaseerd op de rol die medewerkers in het proces hebben.
  • Visueel inzicht in de status van het proces
    De medewerkers moeten inzicht hebben in de status van het proces om de juiste keuzes te kunnen maken. Waar zit de werkvoorraad, welke stap in het proces staat onder spanning?
  • First in, first out
    De werkvoorraad wordt aangeboden op basis van FIFO. Hierdoor wordt geborgd dat de doorlooptijd per product geminimaliseerd wordt. De producten die als eerste het proces in gaan, gaan er ook als eerste weer uit.

Control

Tijdens de laatste face, de controlefase, worden de doorgevoerde procesverbeteringen getoetst. Zijn de gewenste doelstelling gerealiseerd? Daarnaast moeten instrumenten doorgevoerd worden om het nieuwe proces te borgen, blijvend op het hogere niveau te houden.

De BPM Suite kent een aantal functionaliteiten om het proces te monitoren. Met behulp van Business Activity Monitoring (BAM) kan informatie (bijvoorbeeld vooraf gedefinieerde Key Performance Indicators) van het proces verzameld worden. Hierbij is het bijvoorbeeld mogelijk om Service Level Argreements automatisch te controleren en overschrijdingen te signaleren. Daarnaast is het ook mogelijk bij een individueel stuk werkvoorraad te kijken wat de oorzaak van een eventuele doorlooptijdoverschrijding is zodat maatregelen genomen kunnen worden. In een volgend Whitebook gaan we verder in op de beheersing van processen.

Conclusie

Tijdens een brown paper sessie probeer je inzicht te krijgen in het proces en de mogelijke problemen. Door tijdens deze sessie gebruik te maken van de modellering en simulering mogelijkheden van Jdeveloper kun je sneller inzicht krijgen in het proces. Daarnaast is de simulatie van de huidige situatie een eerste toets van de aannames in je brown paper sessie.

De grootste meerwaarde van de simulatie module zit in de "Improve" fase van de DMAIC methode. Wijzigingen in het procesmodel in de BPM Suite geven, tijdens de ontwerp fase, direct inzicht in effecten op de performance van het proces. Het uiteindelijke model dat wordt opgeleverd kan na de technische implementatie in productie worden genomen. De BPM Suite hanteert namelijk het WYSIWYE (What You See Is What You Execute) principe (zie Whitebook Beginnen met Oracle BPM Suite).

Het blijkt verder dat de implementatie van procesbesturing met behulp van de BPM Suite op zichzelf al direct een procesverbetering kan opleveren. Hierbij geldt wel dat de juiste procesontwerp keuzes gemaakt moeten worden om de voordelen te behalen.

 

Kennis in de praktijk?

In aansluiting op dit Whitebook, organiseert Whitehorses een verdiepende kennissessie over Lean Six Sigma met de Oracle BPM Suite. Deze kosteloze sessie vindt plaats op 7 juni van 13:30u tot 17:00u op het kantoor van Whitehorses in Nieuwegein.

Kijk bij de kennissessie Lean procesverbetering Oracle BPM Suite voor meer informatie en inschrijving.

Waardering:
 

Reacties

Nieuwe reactie inzenden

De inhoud van dit veld is privé en zal niet openbaar worden gemaakt.

Meer informatie over formaatmogelijkheden

CAPTCHA
Deze vraag is om te testen of u een persoon bent en om spam te voorkomen
Image CAPTCHA
Enter the characters shown in the image.