Follow Us on Twitter

De gevolgen van SEPA

Gepubliceerd in

September 2012 - Ruim zes jaar geleden heeft de Europese Unie, samen met nog een aantal landen die bij Europa horen, besloten dat er een gezamenlijk betaalgebied komt. Deze betaalunie wordt SEPA genoemd, ofwel "Single Euro Payments Area". SEPA heeft als doel om het betaalverkeer te harmoniseren binnen Europa. Een onderdeel van deze harmonisatie is dat de oude (Nederlandse) standaarden komen te vervallen. Voor bedrijven betekent het dat bedrijfsprocessen met een financiële component gecontroleerd en mogelijk aangepast moeten worden. De uiteindelijke omschakeling moet op 1 februari 2014 voltooid zijn, maar ook voor die tijd zullen er effecten merkbaar zijn.

Uiteraard is SEPA veel uitgebreider dan we in dit Whitebook kunnen beschrijven. De belangrijkste aspecten voor een gemiddeld bedrijf zullen echter zeker aan bod komen.

Waar bestaat SEPA uit

SEPA is een verzameling afspraken over hoe de uitwisseling van financiële gegevens gedaan moet worden binnen Europa. De standaarden die hiervoor gebruikt zijn, zijn in grote mate compatibel met standaarden die buiten Europa gebruikt worden. Door het gebruik van deze standaarden wordt de communicatie voor wat betreft financiële zaken eenduidiger.

Een van de meest opvallende veranderingen is dat het huidige bankrekeningnummer wordt aangepast naar een nummer volgens het stramien van het International Bank Account Number (IBAN). IBAN is een uitbreiding van de huidige bankrekeningnummers. Deze kunnen na 1 februari 2014 niet meer gebruikt worden.

Naast de IBAN moet ook de Bank Identification Code (BIC) gespecificeerd worden, al wordt deze (binnen Europa) later weer uitgefaseerd.

Alle bestanden met financiële opdrachten/gegevens van en naar de bank worden aangepast en zullen aan de ISO 20022 standaard moeten gaan voldoen. Voor de meeste bedrijven zullen er tussen de twee en vijf soorten bestanden aangepast moeten worden naar de ISO 20022 standaarden.

Hoe "standaard" is SEPA nu eigenlijk?

Alhoewel SEPA moet zorgen voor een gestandaardiseerd betaalgebied voor Europa zijn er toch verschillen in de implementatie van SEPA. SEPA geeft een algemene basis aan, de SEPA Nederland werkgroep scherpt dit allemaal nog wat aan, en de individuele banken hebben ook nog elk hun eigen aanvullingen.

Een voorbeeld van de verschillen tussen landen is de melding voor storneringen van automatische incasso. Deze zogenaamde R-transacties bevatten een code die de reden van de weigering bevat. Een aantal van deze redenen wordt in Nederland niet gebruikt (saldo ontoereikend en eigenaar overleden bijvoorbeeld) terwijl deze in andere landen gewoon gebruikt worden.

Op welke bedrijfsprocessen heeft SEPA invloed

Binnen elk bedrijf zijn er wel processen waar SEPA impact op zal hebben. Deze impact kan vrij klein zijn, bijvoorbeeld het vervangen van rekeningnummers door de IBAN-variant. Maar de impact kan ook veel groter zijn. Eerst zal een inventarisatie van de bedrijfsprocessen gemaakt moeten worden, en vervolgens wat de noodzakelijke aanpassingen voor deze bedrijfsprocessen zijn.

Hieronder een aantal voorbeelden van bedrijfsprocessen waarop SEPA waarschijnlijk invloed heeft. De impact op deze processen zal verderop in dit Whitebook besproken worden.

Voorbeeld 1: Maandelijkse salarisbetaling

Een belangrijk onderdeel van een bedrijf zijn de medewerkers. Deze medewerkers willen uiteraard aan het einde van de maand hun loon op hun bankrekening hebben staan. Voor de salarisbetaling zijn een aantal stappen nodig. Dit proces verschilt per bedrijf. Globaal kan men uitgaan van een volgend proces (zie ook schema 1):

  1. Personeelsmedewerker voert mutaties door in de salarisadministratie;
  2. Accountant controleert de mutaties;
  3. Het salarisadministratiepakket genereert een bestand met betaalopdrachten voor de lonen van medewerkers. Dit zogenaamde Clieop03 bestand kan direct bij de bank aangeleverd worden;
  4. In het internetbankierenpakket wordt de Clieop03 ingeladen om de salarisbetalingen door te voeren.

Salarisbetaling
Schema 1: Salarisbetaling

Voorbeeld 2: Betaling van leveranciers

De meeste bedrijven hebben wel één of meer toeleveranciers die betaald moeten worden. Dat kan bijvoorbeeld de leverancier zijn van de computer waarop u dit artikel leest.

Afhankelijk van het bedrijf kan het proces dat hier achter zit van heel simpel tot enorm complex zijn. Over het algemeen zal er een controle zijn of de factuur terecht is, waarna de factuur uitbetaald kan worden. Vervolgens zal de betaling in de meeste gevallen handmatig in het internetbankierenpakket uitgevoerd worden, of via een Clieop03 bestand. Zie ook schema 2.

Betaling van facturen
Schema 2: Betaling van facturen

Voorbeeld 3: Automatische incasso

Automatische incasso is een vorm van betalen waarbij de klant toestemming aan een bedrijf, vereniging of stichting geeft om eenmalig of periodiek een bepaald geldbedrag van zijn rekening af te schrijven.

Net als de betalingen uit voorbeeld 1 en 2 kunnen incasso-opdrachten via een Clieop03 bestand naar het internetbankierenpakket van uw bank verstuurd worden.

Het proces voor automatische incasso bevat minimaal de volgende stappen. Zie ook Schema 3:

  1. Een klant vraagt een dienst of goed aan bij een bedrijf;
  2. Het bedrijf vraagt de klant om een mandaat te tekenen voor automatische incasso;
  3. Na het registreren van het getekende mandaat gaat het bedrijf over tot het leveren van de dienst of goed;
  4. Vervolgens maakt het bedrijf na facturatie een Clieop03 bestand aan met alle gewenste incassobetalingen;
  5. Het Clieop03 bestand wordt ingevoerd in het internetbankierenpakket van de bank;
  6. De bank voert de incasso uit.

Automatische incasso
Schema 3: Automatische incasso

Voorbeeld 4: Automatische reconciliatie van facturen

Om te weten of alle facturen betaald zijn moeten mutaties op de bankrekening gekoppeld worden aan de betreffende openstaande facturen (dit heet reconciliatie). Deze koppeling kan vaak grotendeels geautomatiseerd uitgevoerd worden. Er is vaak ook nog wel een deel uitval die handmatig verwerkt moet worden.

Het proces voor het verwerken van betalingen door klanten kan bijvoorbeeld als volgt gaan (zie ook Schema 4):

  1. Elke werkdag downloadt een medewerker een overzicht van rekeningmutaties op. Deze overzichten staan over het algemeen in zogenaamde MT940 bestanden;
  2. Het MT940 bestand wordt verwerkt en opgesplitst in losse mutaties;
  3. Een tweede programma pakt deze mutaties op en probeert deze op basis van omschrijving en bedrag te koppelen aan openstaande facturen.

Reconciliatie
Schema 4: Reconciliatie

Wat gaat er allemaal veranderen

Binnen SEPA gaan een aantal belangrijke onderdelen uit de voorgaande voorbeelden veranderen. Hieronder worden een aantal van de belangrijkste wijzigingen toegelicht. Waar mogelijk wordt steeds verwezen naar de bovenstaande voorbeelden.

Het bankrekeningnummer

Het huidige bankrekeningnummer wordt aangepast naar een combinatie van IBAN (welke de bankrekening aanduidt) en BIC (welke de bank aanduidt). In voorbeeld 1, 2 en 3 worden steeds al eerder opgeslagen bankrekeningnummers gebruikt. Deze moeten dus aangepast worden. Binnen Nederland is er een site www.ibanservice.nl waar de veranderingen naar IBAN en BIC voor bankrekeningnummers opgezocht kunnen worden.

De software zal aangepast moeten worden om deze data op te slaan. Een normaal Nederlands bankrekeningnummer is maximaal 10 karakters lang. De IBAN rekeningnummers kunnen tot 34 karakters lang worden, en de BIC is 8 of 11 karakters lang.

Het kunnen opslaan van IBAN en BIC zal in veel gevallen al een update van de gebruikte software pakketten vereisen.

De Clieop03 bestanden

In voorbeeld 1, 2 en 3 worden de betalingen en incasso’s via een Clieop03 bestand aan de bank aangeboden. Het Clieop03 bestandsformaat komt in principe per 1 februari 2014 te vervallen. Voor die tijd zal er dus een migratie naar het nieuwe formaat volgens de ISO 20022 standaard uitgevoerd moeten worden, genaamd PAIN. Clieop03 wordt door twee verschillende bestandsformaten vervangen:

  • PAIN.001 voor betalingen (SEPA Credit Transfer)
  • PAIN.008 voor automatische incasso (SEPA Direct Debit)

In voorbeeld 1 genereert de salarisadministratie een Clieop03 bestand. Dat betekend dus dat het salarisadministratie pakket aangepast moet worden om PAIN bestanden te kunnen leveren.

In voorbeeld 2 en 3 zal een boekhoudkundig pakket (of misschien zelfs een eigen maatwerkoplossing) de Clieop03 bestanden genereren. Deze moeten dus aangepast worden om met de nieuwe bestandsformaten om te gaan.

De MT940 bestanden

Net als Clieop03 komt ook het MT940 bestandsformaat te vervallen. Dit wordt vervangen door een formaat uit de ISO 20022 standaard, genaamd CAMT.053. Het pakket uit voorbeeld 4 dat voor reconciliatie gebruik maakt van de MT940 bestanden moet dus aangepast worden om de nieuwe CAMT.053 bestanden te kunnen lezen.

Automatische incasso

Naast het aanleveren van automatische incasso opdrachten in een ander bestandsformaat gaat er nog meer veranderen. Automatische incasso krijgt namelijk twee varianten: CORE en B2B.

Voor beide varianten zijn een aantal zaken van belang om automatische incasso aan te kunnen blijven bieden:

  1. Er moet een unieke identificatie van het bedrijf voor automatische incasso, het zogenaamde incassant id, aangevraagd worden bij de bank;
  2. Aan elke machtiging moet een unieke code toegevoegd worden. Dit moet een alfanumerieke code van maximaal 35 karakters zijn, welke door het bedrijf bepaald wordt;
  3. Naar de klant moet gecommuniceerd worden wat de unieke code van de machtiging is, en het incassant id van het incasserende bedrijf;
  4. Er moet een vooraankondiging van de incasso naar de klant gestuurd worden. In principe moet dit uiterlijk 14 dagen voor incasso, tenzij contractueel anders is afgesproken;
  5. Alle nieuwe incassomandaten moeten voldoen aan de SEPA-standaard;
  6. Het is niet meer toegestaan om machtigingen telefonisch af te sluiten. Reeds bestaande machtigingen mogen nog wel gebruikt blijven worden;
  7. Bij elke incasso-actie moet aan de bank aangegeven worden of het om een eerste, herhaling, laatste of eenmalig gebruik van de machtiging is.

Tussen deze varianten zitten echter ook enkele fundamentele verschillen:

CORE:

  1. Toegankelijk voor zowel particuliere als zakelijke markt;
  2. Reeds bestaande machtigingen blijven gelden;
  3. Storneringsrecht blijft gelden.

B2B:

  1. Alleen voor de zakelijke markt;
  2. Bestaande machtigingen zijn niet meer geldig;
  3. Storneringsrecht komt te vervallen;
  4. Machtigingen moeten zowel aan het bedrijf als aan de bank van de klant gestuurd worden;
  5. Het is niet verplicht voor banken om deze variant aan te bieden aan hun klanten. (Het kan hier om zowel uw bank als de bank van de klant gaan). Indien één van de twee banken deze niet aanbiedt zal overgegaan moeten worden op CORE automatische incasso, of geen automatische incasso aangeboden kunnen worden.

Er zal dus afhankelijk van de klantenkring gekeken moeten worden welke variant van automatische incasso's het beste past bij de bedrijfsvoering.

Contracten

Voor een aantal diensten binnen SEPA zal het bedrijf een nieuw contract moeten afsluiten met de bank. Welke diensten dat precies zijn, en welke contracten verschilt per bank. De (beperkte) ervaring die wij tot nu toe hebben is dat deze contracten erg kunnen verschillen met de huidige contracten. Het is dan ook raadzaam om de besprekingen hierover zo spoedig mogelijk te beginnen.

Conclusie

Afhankelijk van uw bedrijf kunnen er bijna geen tot grote wijzigingen nodig zijn om te voldoen aan de normen van SEPA. Feit is echter wel dat als de benodigde wijzigingen niet op tijd doorgevoerd zijn, er een grote invloed kan zijn op de bedrijfsvoering. Geen salarisbetaling kan leiden tot ontevreden en mogelijk vertrekkend personeel. Het niet betalen van facturen kan leiden tot rechtszaken. Het niet kunnen innen van facturen of het niet kunnen verwerken van betalingen betekent dat er geen omzet binnenkomt of dat het onbekend is wie nu wel/niet betaald heeft.

U kunt nu al beginnen met de eerste stappen om dit proces in goede banen te leiden. Denk bijvoorbeeld aan een gesprek met uw bank. De juiste IBAN- en BIC-rekeningnummers voor uw medewerkers opzoeken. De processen die door SEPA geraakt gaan worden, kunnen worden geïnventariseerd. En er kan een migratieplan opgesteld worden.

Het is dus zaak om tijdig over te stappen. Door nu al te beginnen worden er veel problemen voorkomen.

Waardering:
 
Tags:

Reacties

Goed dat er aandacht is voor SEPA. Dit wordt straks een big issue wanneer het MKB erachter komt wat de implicaties hiervan zijn, met name op het gebied van de automatische incasso. Aandachtspunt: SEPA staat voor Single Euro Payments Area, niet Single European Payments Area. Dit is een wezenlijk verschil.
Hi Walter, Ik heb de omschrijving aangepast. Bedankt voor je feedback. Groet, Frank

Nieuwe reactie inzenden

De inhoud van dit veld is privé en zal niet openbaar worden gemaakt.

Meer informatie over formaatmogelijkheden

CAPTCHA
Deze vraag is om te testen of u een persoon bent en om spam te voorkomen
Image CAPTCHA
Enter the characters shown in the image.