Follow Us on Twitter

Dynamische (web) formulieren in bedrijfsprocessen

Mei 2010 - In iedere organisatie bepaalt de effectiviteit van de bedrijfsprocessen hoe goed de organisatie draait. Vaak worden de processen geautomatiseerd om ze efficiënter te laten verlopen. Uit onderzoek blijkt dat formulieren een belangrijke rol spelen bij veel bedrijfsprocessen. Vaak gebeurt dit met papieren formulieren, e-mails of ingevulde spreadsheets.

Bij Whitehorses krijgen we regelmatig de vraag om een processen te automatiseren waarin formulieren belangrijk zijn. In dergelijke SOA / BPM trajecten wordt dan gekozen voor om maatwerkschermen te bouwen voor de formulierfunctionaliteit.

Er is wel een aantal generieke applicaties waarmee formulieren kunnen worden ingevuld. Deze zijn echter vooral bedoeld voor (online) enquêtes en bieden geen of nauwelijks integratie met de systemen van de klant.

Om onze klanten toch een alternatief te bieden voor maatwerk formulieren, heeft Whitehorses infoForms gemaakt. infoForms is een oplossing waarmee men snel en declaratief formulieren kan ontwerpen en beschikbaar kan stellen. Daarnaast biedt infoForms goede integratie met geautomatiseerde processen door middel van webservices.

Momenteel zijn we in de afrondende fase van een van de eerste projecten waarbij infoForms is ingezet. In dit Whitebook geven we een overzicht van wat er allemaal komt kijken bij het integreren van processen en formulieren. Hiervoor zullen we zoveel mogelijk de business case gebruiken waar we nu mee bezig zijn.

De case

De medewerkers van onze klant maken zo'n 15.000 zakenreizen per jaar. Voor elke buitenlandse reis moet eerst toestemming gevraagd worden met eventueel een aanvraag voor een voorschot. Elke aanvraag moet worden goedgekeurd door de relevante budgethouder. Na de reis moet een declaratie ingevuld en verstuurd worden, die eveneens goedkeuring vereist.

Dit hele proces is momenteel gebaseerd op spreadsheets die uitgeprint, verstuurd en (gedeeltelijk) overgetikt worden. Dit is tijdrovend, ondoorzichtig, foutgevoelig en arbeidsintensief. Een ander probleem is dat het momenteel voor de aanvrager niet duidelijk is wie de aanvraag goed moet keuren, omdat de budgethouder afhankelijk is van de geschatte kosten van de reis. Dit maakt moeilijk het proces efficiënt te doorlopen en de voortgang te bewaken.

Er kan dus veel winst worden gehaald met automatisering. Daarbij is veel informatie in de formulieren al bekend bij bestaande IT systemen van de klant en kan vooraf ingevuld worden.

De klant wil door dit project een aantal problemen met de huidige processen aanpakken, en door middel van directe communicatie en up-to-date informatie een kostenbesparing realiseren. Er is meer inzicht in wat er met aanvragen gebeurt en medewerkers weten nu ook wie de aanvraag goed moet keuren mocht dit lang duren.

Een wat minder voor de hand liggend voordeel ligt in de reisverzekering. Dat is een behoorlijke kostenpost met zoveel reizen, zeker doordat er nu globaal wordt ingeschat. Met betere informatie, kan de financiële afdeling deze continu aanpassen aan de daadwerkelijk reizende medewerkers.

Architectuur

Voor het project is gekozen om de verschillende onderdelen door middel van webservices met elkaar te laten communiceren. De belangrijkste onderdelen zijn:

  • de infoForms Designer voor het maken en beheren van formulierontwerpen en het bewaren van de ingevulde formulieren;
  • Oracle SOA Suite voor het ontwerp de uitvoer en de bewaking van het bedrijfsproces, en alle lopende procesinstanties;
  • de frontend applicatie voor het aanmaken, invullen en volgen van de formulieren;
  • diverse (web)services voor het opvragen van persoonsgegevens, ontsluiten van bronnen voor keuzelijsten, generater van referentiecodes (reisnummer/factuurnummer) en de validatie van bijvoorbeeld financiële coderingen;
  • een koppeling met een extern financieel systeem dat de betalingen, bij goedgekeurde aanvragen, aan de medewerkers of derden verzorgt.

Applicatie-architectuur
De architectuur van het systeem, gele delen zijn door Whitehorses ontwikkeld, blauwe delen door de opdrachtgever.

infoForms functionaliteit

infoForms is een 100% service oriented systeem waarmee functionaliteit van formulieren in processen mogelijk wordt met een minimum aan maatwerk. Het ontwerpen van formulieren is een functionele zaak: wat zijn de vragen, datatypes, afhankelijkheden, referenties, etc. De integratie met de backoffice, bijvoorbeeld voor een waardelijst of een validatie, gebeurt via webservices.

De infoForms functionaliteit voor het toewijzen, het invullen en het uitlezen van formulieren is via webservices aan te spreken. Daardoor is slechts één generiek formulierenscherm nodig en kan een nieuw formulier of een nieuwe formulierversie zonder programmeur worden ingezet. De aandacht gaat, zoals dat zou horen, naar het bedrijfsproces en de integratie binnen de (IT) organisatie.

De frontend

De applicatie bevat twee soorten gebruikers. Medewerkers die reisaanvraag- en declaratieformulieren indienen en medewerkers die deze formulieren controleren en goedkeuren. Voor het goedkeuren wordt de standaard taakbeheer applicatie van Oracle SOA Suite gebruikt. Voor het invullen van de formulieren is een applicatie gemaakt met Oracle ADF. Deze applicatie gebruikt de formulierdefinitie uit infoForms om dynamisch een formulier weer te geven. Ook wordt infoForms gebruikt om de (gedeeltelijk) ingevulde formulieren in op te slaan. Behalve het invullen en indienen van formulieren biedt de applicatie ook nog een overzichtsscherm met formulieren die nog ingediend moeten worden, waarvoor nog goedkeuring gegeven moet worden en welke al volledig afgehandeld zijn.

Frontend applicatie voor formulieren
Overzicht van formulieren

Via een menuoptie, of door een bestaand formulier te selecteren kan een formulier worden ingevuld. Op elk moment kan een gedeeltelijk ingevuld formulier worden opgeslagen, waarna het later kan worden afgemaakt. Een deel van de data wordt vooraf ingevuld door informatie uit verschillende webservices. Hierdoor hoeft de gebruiker bijvoorbeeld geen persoonsinformatie in te vullen aangezien deze al beschikbaar is.

Aan de hand van de ingevulde verwachte uitgaven wordt een maximaal voorschot berekend (70% van de verwachtte uitgaven). De gebruiker kan dan een bedrag als voorschot kiezen wat minimaal 250 Euro moet zijn, en niet boven het maximale voorschot mag komen.

ADF infoForms renderer met deels ingevuld formulier
Een in te vullen formulier met gedeeltelijk vooraf ingevulde velden.

Het Proces

Het goedkeuringsproces wordt met behulp van BPEL Process Manager ontworpen (onderdeel van de Oracle SOA Suite). Hierin worden de stappen van het proces gedefinieerd, waarbij gebruik gemaakt wordt van de verschillende webservices die onder meer door infoForms aangeboden worden. Het BPEL proces koppelt de verschillende webservices aan elkaar en zorgt ervoor dat alle webservices een geheel vormen. Een voordeel is dat de afzonderlijke webservices tegelijkertijd ook door andere processen kunnen worden aangeroepen. Dit geeft de klant de mogelijkheid om gemakkelijker nieuwe formulieren en processen aan het systeem toe te voegen.

BPEL bedrijfsproces
Het proces

Het goedkeuringsproces wordt gestart doordat een medewerker het formulier indient in de frontendapplicatie. Na het indienen stuurt infoForms een bericht naar de BPEL process engine die daarmee een nieuw proces start voor die betreffende reisaanvraag.

Aan de hand van de gegevens in het formulier wordt bepaald wie de correcte budgethouder is voor de aanvraag. Er wordt een taak toegewezen aan deze budgethouder welke daarna de aanvraag goed- of af kan keuren in de standaard worklist applicatie van Oracle SOA suite. De applicatie is zo aangepast dat de budgethouder een readonly versie van het formulier te zien krijgt om zo alle informatie beschikbaar te hebben zonder het formulier te kunnen wijzigen. Bij een afkeuring wordt er een e-mail gestuurd naar de medewerker met daarin de reden voor afkeuring.

Als bij de reisaanvraag een voorschot is gevraagd, wordt er een XML bestand gegenereerd, en naar een financieel systeem gestuurd. Dit financiële systeem zorgt dan voor de uitbetaling van het voorschot aan de medewerker. Op dit moment is het proces afgerond met de aanvraag. Er wordt nu een declaratieformulier klaargezet voor de gebruiker zodat deze na afloop van de reis kan worden ingevuld. Zoveel mogelijk informatie uit het reisaanvraagformulier wordt overgenomen in het declaratieformulier zodat de medewerker alleen de bedragen in hoeft te vullen. Dit formulier verschijnt meteen na het aanmaken in de frontendapplicatie.

Het proces stuurt herinneringen als de medewerker (te) lang wacht met het indienen van de declaratie. Om de paar weken wordt dan een herinneringsmail gestuurd. Na het indienen van de declaratie gaat het proces verder.

Net als bij het voorschot wordt er weer een XML bestand aangemaakt en naar het financiële systeem gestuurd. De medewerker kan dan worden uitbetaald, of een teveel betaald voorschot kan worden ingevorderd.

Conclusie

Door het gebruik van infoForms en Oracle SOA Suite hebben we in zeer korte tijd een oplossing gerealiseerd die geheel voldoet aan de wensen van de klant. Momenteel zijn de acceptatietesten in volle gang en de klant is erg tevreden.

Misschien nog wel belangrijker is dat de klant nu een oplossing heeft waarmee andere bedrijfsprocessen makkelijk kunnen worden geautomatiseerd. Door het gebruik van webservices en andere open standaarden,is dit eenvoudig mogelijk door de eigen IT-ontwikkelaars. Voor de klant is dit een belangrijk aspect, omdat dit project het begin kan zijn om veel meer bedrijfsprocessen te automatiseren.

De klant verwacht een kostenbesparing doordat het indienen en verwerken van aanvragen minder arbeidsintensief is geworden en doordat de reisverzekering met meer precisie aangepast kan worden. Voor de medewerkers wordt een Excelsheet vervangen door een webapplicatie waarbij veel informatie al vooraf ingevuld wordt. Ook hebben zij veel meer inzicht in de voortgang van aanvragen.

Referenties

 

Wil je meer weten over infoForms, de functionaliteit en de mogelijkheden binnen jouw SOA of BPM projecten? Heb je interesse in een demo? Stuur dan een e-mail naar info@whitehorses.nl of neem dan contact op voor een afspraak.

In de loop van de zomer zullen we meer details publiceren over de business case uit dit Whitebook en de infoForms oplossing.

Waardering:
 
Tags:

Reacties

Hello there, I'm having problems reading your site in the Maxthon browser (I can barely make out the words). I've tried raising the font size in the browser display options but that didn't work either. Any tips on what I can do? (Oh, and if it helps, I'm using Windows XP) - weight loss tips that work

Hi Adrew. Our site is optimized for Firefox, Chrome and IE. We try to make it work for other browsers as well. I tried Maxthon but I can't reproduce your problem with Maxthon 2.5.15 on Windows XP. Have you tried the latest version? 

Nieuwe reactie inzenden

De inhoud van dit veld is privé en zal niet openbaar worden gemaakt.

Meer informatie over formaatmogelijkheden

CAPTCHA
Deze vraag is om te testen of u een persoon bent en om spam te voorkomen
Image CAPTCHA
Enter the characters shown in the image.