Follow Us on Twitter

Prince2, licht en effectief

Gepubliceerd in

Juni 2009 - Prince2 wordt door veel mensen beschouwd als een formele projectmanagement methode met veel administratieve overhead. In de praktijk kiezen projectmanagers er vaak voor alleen delen van Prince2 te implementeren. PINO (Prince2 In Name Only) is zelfs een geuzenkreet geworden.
In dit Whitebook toon ik aan dat Prince2 wel degelijk licht, effectief én compleet geïmplementeerd kan worden. Van PINO hoeft daarbij geen sprake te zijn.

Prince2, geboren uit de praktijk, maar formeel beschreven

Voordat ik aangeef hoe je Prince2 licht en effectief kan implementeren is het eerst noodzakelijk om nog eens de achtergrond van Prince2 toe te lichten. In tegenstelling tot wat je zou verwachten als je de officiële Prince2 handleiding er bij pakt, is Prince2 géén methode bedacht vanuit de theorie. Het tegendeel is waar.
Prince2 is in sterke mate opgezet vanuit praktijkervaringen bij succesvolle projecten.
De Prince2 handleiding geeft zelf aan dat de methode bewezen succesvolle "best practices" bevat.

Als je echter op zoek gaat naar die bewezen en succesvolle best practices dan haal je dat er niet snel uit. Bij ieder hoofdstuk staan wel de "fundamental principles" aangegeven, de redenen waarom dat deel van Prince2 belangrijk is. Dat is echter nog geen "best practice" die je kan overnemen in jouw project.

De bedenkers van Prince2 hebben de keuze gemaakt om de beschrijving van Prince2 te baseren op de meest formele en brede toepassing denkbaar. De handleiding geeft dan ook aan dat voor ieder project de methode op maat geïmplementeerd moet worden. Volgens de handleiding is het maken van de juiste implementatiekeuzes een kritische succesfactor voor het project.
Welke keuzes dat zijn is helaas niet aangegeven. Wel staat aangegeven dat alle processen, componenten en technieken van Prince2 relevant zijn voor een goede projectbeheersing.

PINO is dus volgens Prince2 niet de manier, maar hoe moet het dan wel?

Wat, hoe, waarom en het nut van principes

Om goede keuzes te kunnen maken is belangrijk te weten wat je wil bereiken en waarom bepaalde keuzes helpen om dat doel te bereiken. Het "wat" is bij projecten vanuit het perspectief van een opdrachtgever relatief eenvoudig te beantwoorden; het project afronden binnen de vastgestelde grenzen van geld, tijd, kwaliteit en scope. Het is hierbij de taak van de projectmanager om het projectproces te sturen. Natuurlijk is het eerder een regel dan een uitzondering dat projecten niet volgens plan verlopen. Daarom is ook het gecontroleerd managen van tussentijdse veranderingen een essentieel onderdeel van het takenpakket van de projectmanager.

De projectmanager moet dus keuzes maken in de inrichting van het project, om het project naar een goed projecteinde te sturen, maar vooral ook om het projectproces in de grip te houden.

De " hoe" en "waarom" vraag kan in hoofdlijnen beantwoord worden door het benoemen van projectmanagement principes. Deze principes geven aan dat het goed is om bepaalde zaken in projecten geregeld te hebben en geven aan waarom dat het geval is.
Toevallig staat in Prince2 netjes bij ieder deelproces aangegeven welke principes van toepassing zijn. Bij "Authorising a Stage or Exception Plan (DP3)" staat bijvoorbeeld aangegeven (paragraaf 6.6.1) dat het verstandig is om de Stuurgroep goedkeuring te vragen voor het starten van een nieuwe fase. Dit is verstandig om te voorkomen dat projecten alsmaar doorlopen zonder tussentijdse controle. Het is ook verstandig omdat het hiermee eenvoudiger is om tussentijds problemen te constateren en daar op te reageren.

Keuzes in de diepte, niet in de breedte

Het gaat te ver om in dit Whitebook nog eens alle processen en principes te beschrijven. Het staat allemaal beschreven in het Prince2 boek. Wel zou ik graag de stelling willen poneren dat het inderdaad zeer gewenst is om àlle processen te implementeren.
Het bewijs is te vinden in het omdraaien van de stelling. Wat zijn de consequenties en risico's als een specifiek proces niet geïmplementeerd wordt?
Beantwoord deze vraag vanuit het onderliggende principe van het betreffende (deel)proces. Beantwoord de vraag niet vanuit de implementatie zoals beschreven in het Prince2 boek.

Dus niet:
"Wat gaat er fout als ik niet het plan maak zoals voorgeschreven bij het proces DP3?",
maar:
"Wat gaat er fout als ik geen toestemming vraag voor het uitvoeren van een fase?".

Hier ligt de kern als het gaat om het maken van de juiste keuzes bij het implementeren van Prince2.
Kies per proces voor de "lichtst" mogelijke implementatie, waarbij de onderliggende principes gehonoreerd worden en laat geen processen weg.
Ik geef hieronder ter illustratie een voorbeeld van de implementatie van een Prince2 deelproces.

Voorbeeld "Authorising a Work Package (CS1)"

Het doel van dit deelproces is het geven van een opdracht aan een team.
Het onderliggende principe is dat er niet zomaar zelfstandig met nieuw werk gestart kan worden door het team omdat het team niet altijd op de hoogte is van de status en voortgang van het project. Er kunnen zaken spelen die van invloed zijn op de planning. De projectmanager heeft dat inzicht wel en kan middels dit proces invloed uitoefenen op wanneer wat gedaan wordt door wie.
Prince2 geeft verder aan dat te realiseren producten beschreven moeten zijn middels een Product Description en dat de opdracht aan het team de vorm heeft van een Work Package.
In dit specifieke voorbeeld gaat het om het bestellen, plaatsen en configureren van PC's.

Situatie A, subcontractor

In deze situatie is het werk uitbesteed aan een leverancier. Er is een offerte gevraagd en gekregen en op basis van een contract wordt het werk uitgevoerd.
Het mag duidelijk zijn dat in deze situatie het handig is om zaken als een Product Description en een Work Package op orde te hebben. De implementatie van deelproces CS1 zal redelijk lijken op hetgeen in het boek beschreven is.

Situatie B, interne IT afdeling

In deze situatie wordt het werk uitgevoerd door de interne IT afdeling. Deze afdeling weet exact aan welke eisen de PC's moeten voldoen en heeft dit werk al vaak uitgevoerd.
Het opstellen van een volledige Product Description zal grotendeels overbodig zijn. De afdeling heeft deze informatie al beschikbaar. Ook de vorm van de Work Package zal heel eenvoudig zijn, zoiets als "we willen 4 PC's van dat type op die werkplekken en op dat moment".
Het mag duidelijk zijn dat het in situatie A fout gaat als de werkwijze van situatie B wordt gevolgd. Ook andersom ontstaan er problemen als de werkwijze van situatie A wordt toegepast binnen situatie B.
Beide implementaties honoreren de onderliggende principes van het deelproces maar er is een groot verschil in de "zwaarte" van de toepassing ervan.

Conclusie

Prince2 kan heel licht en effectief geïmplementeerd worden indien de projectmanager uitgaat van de principes achter de processen, en vervolgens de meest eenvoudige, maar wel doeltreffende implementatievariant kiest.
In een toekomstig whitebook zal ik een uiterst effectieve implementatie van Prince2 beschrijven waarbij op onderdelen Scrum processen worden toegepast: Prince2, licht, effectief én Agile!

Referenties

Waardering:
 

Reacties

Nieuwe reactie inzenden

De inhoud van dit veld is privé en zal niet openbaar worden gemaakt.

Meer informatie over formaatmogelijkheden

CAPTCHA
Deze vraag is om te testen of u een persoon bent en om spam te voorkomen
Image CAPTCHA
Enter the characters shown in the image.