Follow Us on Twitter

Een succesvol project in de praktijk

December 2009 – Veel projecten zouden een veel beter resultaat opleveren als er na één maand al een praktisch bruikbaar resultaat opgeleverd wordt. Bruikbaar resultaat dat door inzet en samenwerking tot stand is gekomen. Dit is voor Whitehorses aanleiding geweest om One Month Project (OMP) te introduceren.

OMP is gebaseerd op een resultaatgerichte aanpak in combinatie met productieve technologie. Hierdoor worden onzekere en ineffectieve activiteiten zoveel mogelijk geëlimineerd. De stelling hierbij is dat werkende software waarde heeft in tegenstelling tot bijvoorbeeld een papieren ontwerp, dat feitelijk nog geen waarde heeft.

In tegenstelling tot wat veel mensen en organisaties gewend zijn wordt er gestart terwijl er toch veel onzekerheid heerst. Al snel wordt een zeer sterk gevoel van zekerheid en duidelijkheid gevormd omdat er door samenwerking iets waardevols tot stand komt: werkende software op maat.

OMP heeft tot doel om na één maand een praktisch bruikbaar resultaat op te leveren. Dus wordt er al snel terugverdiend op de gemaakte investering. Na een maand is het niet per definitie het einde van het volledige project.

Kosten/baten One Month Project
Figuur 1: OMP - Kosten / Baten

In juli van dit jaar, schreven we al meer over de achterliggende gedachten van OMP (zie het Whitebook Snel succesvolle projecten uitvoeren). In dit Whitebook nemen we u mee door een OMP maand aan de hand van een case. We geven de klant in deze case een fictieve naam: "XS2".

De case

XS2 heeft een team van inkopers, die binnen Europa allerlei producten zo voordelig mogelijk proberen te verkrijgen. Doordat XS2 geen fysieke winkel heeft, voordelig inkoopt en een lage marge hanteert kunnen ze de producten aantrekkelijk aanbieden.

XS2 wil graag een webapplicatie bestaande uit twee delen. Een webshop-deel waarin zij hun klanten elke dag een nieuw product kunnen aanbieden en de mogelijkheid geven deze aan te schaffen. Dit deel is het gezicht naar de klanten toe en moet daarom een klantvriendelijke en intuïtieve interface hebben. Het andere deel van de applicatie bestaat uit beheermodules waarin de producten, prijzen, reacties, vragen, bestellingen en betalingen van klanten beheerd kunnen worden.

Verkenning

Er wordt gestart met een aantal sessies en workshops om samen met XS2 af te stemmen wat de doelen en de succesfactoren van het project zijn. Hiermee bepalen we de scope van de gewenste oplossing. Welke functionaliteit moet worden geboden en aan welke eisen moet worden voldaan? Wat zijn de doelen qua kosten en baten, wat is de reden van de investering en hoe wordt deze terugverdiend en/of bekostigd? Dat zijn relevante vragen die snel duidelijk kunnen en moeten worden.

Op basis van de scope en business case wordt er gestart met een lijst van eisen en wensen, verwoord middels user stories. Deze lijst vormt het uitgangspunt om aan het beoogde resultaat te gaan beginnen.

Start!

We kiezen er voor om niet veel details vast te leggen en nu al veel beslissingen te nemen. Inzichten zullen gaande het project nog veranderen, dus in dit stadium leggen we niet meer vast dan noodzakelijk. Na een gesprek met XS2 en een pragmatische analyse kunnen we gaan beginnen. De analyse is gedaan samen met XS2 en is vastgelegd op een niveau van herkenbare behoefte, in de vorm van user stories.

De user stories worden geprioriteerd. Elke user story vertegenwoordigd een bepaalde waarde en vereist inspanning. Op basis van deze kosten / baten en noodzakelijke volgorde ontstaat een geprioriteerde lijst. Samen met XS2 is besproken dat het handig is om eerst een basis te leggen voor product beheer, omdat dat echt nodig is voordat er überhaupt een product kan worden verkocht.

Nu weten we wat er nodig is voor een bruikbaar resultaat. Uit de lijst wordt een selectie gemaakt die als doel dient voor de eerste maand.

Snelheid en meewerken

De productieve technologie stelt ons in staat om iteratief en snel te ontwikkelen. Binnen een paar uur kunnen we producten toevoegen, bewerken en verwijderen. Om de applicatie ook aan XS2 beschikbaar te stellen wordt een testserver gestart, die via het web toegankelijk is. Naast het beschikbaar stellen van de applicatie wordt ook alles automatisch getest. Deze server is al voorbereid en binnen een uur kan de klant de eerste resultaten zien. Het doel hiervan is om de gebruiker tijdens de ontwikkeling te laten meekijken en meewerken. Zo wordt de applicatie tegelijk getest en kunnen de nieuwe en bijgestelde wensen vanuit de praktijk worden toegelicht. Ook zullen fouten op deze manier sneller gevonden worden en net zo snel hersteld.

XS2 ziet gelijk het resultaat van onze eerste werkzaamheden en heeft gelukkig direct nieuwe wensen! Al vrij snel wil men zien hoe de webwinkel er uit gaat zien en we richten ons vervolgens hierop. Door deze samenwerking met de opdrachtgever ontstaat er meer wederzijdse betrokkenheid wat wederzijds vertrouwen geeft. Doordat er vaak, snel en effectief gecommuniceerd wordt, lopen we geen onnodige vertraging op.

Eerste stappen gezet, na één week...

Na de eerste week kunnen we producten beheren en deze in de webwinkel weergeven. De producten kunnen worden voorzien van een uitgebreide beschrijving, kenmerken en een grafische weergave. De grafische interface is ook aangepast op basis van wensen van de klant. Het is voor een klant inmiddels mogelijk om zich te registreren op de website.

Na het inloggen op de website moet het voor klanten mogelijk zijn producten te beoordelen, te reageren op producten aan de hand van een forum en vragen te stellen. Vooral de berichten in het forum moeten zoveel mogelijk vrij blijven van spam en door een administrator in de beheermodule gemodereerd kunnen worden. De gestelde vragen moeten eenvoudig en zonder onnodige vertraging terug te zien zijn en de servicedesk medewerkers moeten hier eenvoudig op kunnen reageren. Deze week gaan we de applicatie voorzien van verschillende Web 2.0 mogelijkheden om het gebruiksgemak te verhogen.

Laatste week: afronden. "First things first"...

We gaan de laatste week in en het is nog erg belangrijk dat onze klant een duidelijk inzicht heeft in de lopende bestellingen. Dit hoeft nog niet helemaal sluitend te zijn, maar een basis is nodig om met de webshop in productie te kunnen gaan. Daarnaast willen de klanten die ingelogd zijn in de webwinkel, ook graag inzicht hebben in de bestellingen die ze gedaan hebben. Naast deze functionaliteit komen er richting het einde van de maand meer en meer ideeën over en mogelijke verbeteringen voor de webshop. Deze proberen we in samenspraak zoveel mogelijk op te pakken.

Demo en afronding

Ondanks dat XS2 gedurende de hele maand heeft gezien hoe de website tot stand is gekomen, willen we graag met een demo de maand afronden. Bij goedkeuring van de klant kan er gelijk worden overgegaan tot installatie en in productie name. Doordat er gedurende het gehele traject uitvoerig getest is besparen we nu tijd en is een langdurige testfase niet noodzakelijk. Na 1 maand hebben we een bruikbaar resultaat kunnen realiseren samen met XS2!

Uiteraard is het niet altijd mogelijk om een maand na de start al het nieuwe product live te laten gaan. In veel grote organisaties is dat onmogelijk, er zijn gelukkig veel bedrijven waar het wel kan en gewenst is! Als infrastructuur een probleem is, zijn er wel oplossingen die tijdelijk of zelfs structureel ingezet kunnen worden.

Een moderne website is altijd onderhevig aan wijzigingen en zal met de tijd mee moeten gaan. Daarnaast is het belangrijk aandacht te hebben voor feedback van de klanten. Door op dezelfde manier te blijven werken, kunnen we de webshop steeds beter laten aansluiten op de wensen en de feedback van de klanten. Ook de beheermodules zullen uitgebreid en verfijnd worden zodat het gebruiksgemak en de productiviteit verbeterd wordt. Daardoor stijgen het rendement van de investering en de kwaliteit van de dienstverlening.

Conclusie

Door deze aanpak te hanteren is er gekozen voor een resultaatgericht aanpak. In tegenstelling tot de traditionele aanpak, is er vrij snel overgegaan tot het bouwen van de webgebaseerde toepassingen. Een uitvoerig ontwerp had niet bijgedragen aan het resultaat. Duidelijk was ook dat bepaalde inzichten pas ontstaan wanneer men het in de praktijk ziet. Doordat er voortdurend afgewogen is welke functionaliteiten de meeste waarde opleveren, kun je na 1 maand tot een basis komen die direct gebruiksklaar is. Doordat iedereen bijdraagt aan de groei van de applicatie en er volledige transparantie bestaat ontstaat er een prettige samenwerking. Het is juist deze samenwerking die de sleutel is tot succes!

De technologie die gebruikt is tijdens het project is mede bepalend voor de succesfactor. Niet elke technologiekeuze maakt dit soort projecten mogelijk. Wij kunnen op de meeste platformen de technologie van onze voorkeur inzetten (native), maar ook deployen op Java Applicatie Servers.

Whitehorses en One Month Projects, vanaf 2010

Whitehorses biedt vanaf 2010 One Month Projects aan. Dit concept is bedacht door Whitehorses en spreekt veel mensen en klanten aan, is onze verwachting. Ondanks dat het aan het begin van een project vrijblijvend lijkt, is een project zelden zo snel zichtbaar qua resultaten en zelden zo intensief qua wederzijdse betrokkenheid. Daarnaast is de acceptatiegraad ook hoger omdat de beoogde gebruikers intensiever betrokken zijn dan bij veel andere projecten. Hier zijn ook kosten aan verbonden, maar het levert uiteindelijk een hoger rendement op en dat is ons uitgangspunt.

Op naar 2010 met veel projectsuccessen!

Referenties

Waardering:
 

Reacties

Nieuwe reactie inzenden

De inhoud van dit veld is privé en zal niet openbaar worden gemaakt.

Meer informatie over formaatmogelijkheden

CAPTCHA
Deze vraag is om te testen of u een persoon bent en om spam te voorkomen
Image CAPTCHA
Enter the characters shown in the image.