Workflow: overhyped of onderschat?

Februari 2006 - Voor veel bedrijven blijft het omzetten van bedrijfsprocessen naar software processen een zware taak. Meestal zijn meerdere off-the-shelve producten in gebruik, die allemaal een deel van een bedrijfsproces ondersteunen. Met de komst van BPEL hebben workflow en business process management (BPM) weer een hernieuwde impuls gekregen. Maar wat is het nou eigenlijk? Is het wat het beloofd te zijn of is het een hype?

Workflow engines bestaan al jaren en toch is tot nu toe de inzet van dergelijke engines beperkt gebleven tot de grote bedrijven. Producten als Bea Weblogic Integration, Staffware (tegenwoordig Tibco Staffware Process Suite), Tibco InConcert en vele anderen hebben al een lange geschiedenis, maar waren door de license fees niet voor alle bedrijven interessant. Dit heeft ook meegebracht dat kennis van deze producten schaars is in de markt. Door de komst van BPEL en de hernieuwde interesse in workflow en BPM zijn er meer producten verschenen, waaronder Oracle's BPEL Process Manager en 'Open Source' initiatieven. Een voorbeeld van een 'Open Source' product is jBPM dat door JBoss is opgenomen in hun product portofolio.

Maar wat maakt workflow nou zo speciaal? Wat bied het voor bedrijven?

The Workflow Management Coalition heeft workflow gedefinieerd als:

The automation of a business process, in whole or part, during which documents, information or tasks are passed from one participant to another for action, according to a set of procedural rules.

In de praktijk is vaak een hybride omgeving in gebruik, waarbij off-the-shelve producten allemaal een eigen functie hebben en een specifiek deel van het proces ondersteunen. Daarbij is het lastig of soms zelfs onmogelijk om de verschillende producten aan elkaar te koppelen, waardoor veel handwerk verricht moet worden.

Neem bijvoorbeeld een order management systeem waar van creatie tot facturatie gespecialiseerde producten worden gebruikt; door het ontbreken van koppelingen moet de backoffice medewerker in alle applicaties de data invoeren, maar dit is veel werk en fout gevoelig. Het is ook mogelijk om EAI principes toe te passen en de applicaties via adapters of interfaces aan elkaar te knopen. De volgorde waarin de applicaties worden aangeroepen kan dan worden geregeld door een workflow engine.

Het onderstaand plaatje is een schematische weergave van een proces zoals dit geïmplementeerd kan worden in een workflow.

Binnen een workflow kan gekozen worden voor een task-driven approach of voor een state driven approach. Voor meer informatie hierover verwijs ik graag door naar de verscheidene websites die bestaan over workflow en BPM aan het eind van dit Whitebook. Het bovenstaande schema beschrijft een task-driven workflow.

Een taak zoals in het bovenstaande schema is ofwel een handmatige actie, welke door het systeem wordt aangegeven aan een medewerker, ofwel een geautomatiseerde actie.
Het bovenstaande proces begint met een taak welke na uitvoering 2 parallelle taken start. De linker parallelle taak heeft 2 ‘child-tasks’ welke uitgevoerd moeten worden voordat er door gegaan kan worden. De rechter parallelle taak heeft een conditie aan de hand van welke een of meerdere van de opvolgende taken worden uitgevoerd. Pas nadat en de linker en de rechter parallelle paden beide klaar zijn zal de laatste taak worden uitgevoerd.

Een van de eigenschappen van een workflow engine is dat alle ‘state’, de status van de taken en transities, persistent is. Dit houdt in dat workflow systemen zich uitermate goed lenen voor langlopende processen waarbij niet alle processen tegelijkertijd bezig zijn. Doordat processen die wachten op bijvoorbeeld een gebruiker of een systeem niet in het geheugen hoeven te zitten kunnen er veel meer processen tegelijkertijd lopen. Ook wanneer het workflow systeem onderuit mocht gaan of gestopt moet worden, blijft de relevante informatie van de lopende taken opgeslagen, zodat deze taken automatisch doorgaan als het systeem weer opkomt.

Maar hoe volwassen is workflow nou eigenlijk?

Als we workflow en BPM qua volwassenheid afzetten tegen bijvoorbeeld RDBMS, dan valt te zien dat deze nog in de kinderschoenen staat. De periode van hype moet in principe nog plaats vinden en zal waarschijnlijk gestart worden door BPEL en de bredere inzet van deze technologie. Net als bij de RDBMS zal het niet bij een hype blijven en zullen workflow en BPM systemen een stabiele basis krijgen en algemeen geaccepteerd worden.

Is deze komende periode waarin workflow waarschijnlijk een hype wordt zo slecht? Nee, maar er zijn altijd risico’s. Gedurende een hype is er een wildgroei van producten op de markt. Daardoor is het lastig producten te kiezen en kan het ook gebeuren dat technologie op het verkeerde moment of op de verkeerde manier wordt ingezet. Het concept workflow bestaat al sinds de jaren 70 en is ontstaan in het research centrum Xerox parc. Naast deze lange bestaansgeschiedenis en de ontwikkelingen door de jaren heen zijn er ook al jaren commerciële systemen beschikbaar. Mijn verwachting is dan ook dat de hype hierdoor niet lang zal duren en snel weer realistische proporties zal aannemen. Ook het standaardisatie werk van het Workflow Management Coalition (www.wfmc.org) geeft aan dat de markt op zoek is naar een standaard. Deze standaard moet zowel de technologie en de terminologie standaardiseren. Ook het wetenschappelijk onderzoek dat al jaren plaats vindt naar proces workflow en proces inrichting dragen bij aann deze standaardisatie en de ontwikkeling van de ideeën achter workflow.

Al met al biedt de komende periode veel perspectief voor workflow systemen en de periode van ‘hype’ zal een verdere impuls geven aan de ontwikkeling van deze systemen.

Conclusie

Naar mijn menig zullen workflow en BPM systemen steeds meer een hype worden door de introductie van BPEL. Deze hype zal zich waarschijnlijk nog wel even ontwikkelen totdat het een punt van realisme heeft bereikt. De kwaliteit van de systemen zal groeien en de kennis in de markt ook. Uiteindelijk denk ik dat hierdoor workflow en BPM systemen meer en meer zullen worden ingezet binnen bedrijven. Dit mede door de mogelijkheden binnen EAI; om intelligent bestaande systemen aan elkaar te koppelen en volledige bedrijfsprocessen te laten uitvoeren.

Referenties 

• The State of Workflow by Tom Baeyens: http://www.jboss.com/products/jbpm/stateofworkflow
• Workflow patterns: http://is.tm.tue.nl/research/patterns/
• Workflow: An Introduction: http://www.wfmc.org/information/Workflow-An_Introduction.pdf
• Workflow Management Coalition: http://www.wfmc.org/
• The workflow portal: http://www.e-workflow.org/
• Workflow research http://www.workflow-research.de/
• Queensland university of technology BPM http://www.bpm.fit.qut.edu.au/

Over de auteur
Barre Dijkstra is een Java consultant met meer dan 7 jaar industrie ervaring en meer dan 5 jaar Java ervaring. Hij heeft ervaring met architectuur en implementatie van hoge volume J2EE applicaties in gedistribueerde omgevingen en het implementeren van en het werken met workflow systemen.